Thunderbirdでメール添付の請求書を自動保存＋通知する仕組み｜実際にやってみた活用例

目次

メールで届く請求書、手動で保存していませんか？

みなさん、毎月届く請求書、どうやって管理していますか？
わたしは長らく手動でPDFを保存していたんですが、うっかり忘れることもあって「もうこれは自動化するしかない！」と思い立ちました。今回は、わたしがThunderbirdで試した「メール添付の請求書を自動保存＋通知する仕組み」をご紹介します。

なぜメール添付を自動で管理したほうがいいのか？

ある日、経理担当の友人がぼやいていました。

「取引先からの請求書、毎月手作業で保存してるんですけど、うっかり保存し忘れて大慌て……」

まさにあるあるですよね。特にPDFやExcelの請求書はメールの中に埋もれやすく、探すのも一苦労。
手動でやると時間がかかる上、ミスも起こりやすい……そんな悩みを解決するために自動化です。

Thunderbirdで実現する自動保存＋通知の仕組み

Thunderbirdは拡張機能が豊富で、メールの自動振り分けやスクリプトの実行も比較的簡単にできます。
わたしが作った仕組みはこんな感じです。

  1. メッセージフィルタでメールを振り分け
    取引先ごとの件名や送信アドレスを条件にフィルタを作成。
    → 添付ファイル付きメールだけを対象にします。
  2. 添付ファイル自動保存アドオンを利用
    Thunderbirdには「AttachmentExtractor」や「FiltaQuilla」などの拡張機能があり、
    フィルタで振り分けたメールの添付ファイルを指定フォルダに自動保存可能です。
    3. Attachment Extractor

    Extract attachments from selected e-mails! Instructions: 1.…

    FiltaQuilla

    Adds many new mail filter actions - launch a file, suppress …

  3. 通知用スクリプト（オプション）
    保存完了時にSlackやメールで通知したい場合、PythonやAutoHotkeyでフォルダ監視スクリプトを作成。
    → 添付ファイルが新しく追加されると通知が届く仕組みです。
    例えば以下は、わたしが使ってみたSlackへ通知するための、Pythonでフォルダ監視スクリプトです。
import os
import time
import requests

# 添付ファイル保存先フォルダ
WATCH_FOLDER = "/Users/username/Documents/Invoices"

# SlackのIncoming Webhook URL
SLACK_WEBHOOK_URL = "https://hooks.slack.com/services/XXXX/YYYY/ZZZZ"

# 監視する間隔（秒）
CHECK_INTERVAL = 10

# すでに存在するファイルのリスト
known_files = set(os.listdir(WATCH_FOLDER))

while True:
    current_files = set(os.listdir(WATCH_FOLDER))
    new_files = current_files - known_files
    for file_name in new_files:
        message = f"新しい請求書が保存されました: {file_name}"
        payload = {"text": message}
        requests.post(SLACK_WEBHOOK_URL, json=payload)
        print(message)
    known_files = current_files
    time.sleep(CHECK_INTERVAL)
  • WATCH_FOLDER を自動保存フォルダに変更してください
  • SlackのWebhook URLは事前に作成しておきます
  • スクリプトを常駐させると、新しい添付ファイルが保存されるたびに通知が飛びます

実際にやってみた効果

導入してみたところ、すぐにメリットを実感しました。

  • 保存漏れゼロ
    フィルタ＋自動保存のおかげで、保存忘れがなくなりました。
  • 検索がラク
    指定フォルダに一括保存されるので、請求書を探す時間が大幅に短縮。
  • チーム共有も簡単に
    保存フォルダをクラウド（OneDriveやGoogle Drive）に置けば、チームメンバーと即共有可能です。

「地味だけど嬉しい、請求書管理の自動化ハック

Thunderbirdでの自動保存＋通知を導入してから、請求書管理がぐっと楽になりました。
手動で保存していた頃は「今日こそ忘れずに保存しなきゃ」とヒヤヒヤしていましたが、今はフォルダを開くだけで最新の請求書が揃っています。

こうして見ると、「毎日の小さな手間」を減らすだけで、意外とストレスが減るんだなと実感します。
ちょっとした自動化ですが、業務効率も心の余裕も手に入る、そんな地味だけど嬉しいハックでした。

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