現場での「記録業務」にどれだけの時間を取られているか、想像してみてください。朝礼で「今日の作業内容」「進捗状況」「使用した資材」などを口頭で伝え、その後、手書きの作業日報や写真を整理して、上司に報告する。これが毎日のルーチンになっていると、気づけば1時間以上が記録作業に費やされていることもありますよね。
私も以前は、現場での「記録業務」に悩まされていました。特に、手書きの日報や写真の整理が面倒で、作業後に疲れた体で報告書を作成するのは一苦労でした･･･
Googleスプレッドシートで「記録業務」を時短化！
そんな中、Googleスプレッドシートを使って「記録業務」を効率化できるのではないかと考え導入してみることに。
作業時間の短縮
従来は紙に書き込んでいた作業内容や進捗状況をスマホから直接入力できるようになったため、記録作業にかかる時間が大幅に減りました。作業員は本来の作業に集中できるようになり、終業後の疲労感も軽くなったそうです。
リアルタイムで情報共有
スプレッドシートを通して上司や他の作業員が進捗状況を確認できるので、問題点や遅れをすぐに把握できます。これにより、指示や修正もスムーズになり、現場全体の動きが格段に効率化されました。
紙の削減
手書きの日報や報告書が不要になり、紙の使用量も減少。環境にも優しい取り組みになりました。
導入初日から「現場が静かになった」と感じるほど、作業員はパソコンや紙と格闘する時間が減り、スマホでサクッと記録を入力できるようになったのです。
実際に作成したテンプレート
現場記録の効率化で一番重要なのは、「誰でも簡単に入力できるテンプレート」を作ることです。ここを工夫するだけで、記録漏れや入力ミスがグッと減ります。
- 「入力する人が迷わない」ことが最優先
- 関数やドロップダウンでなるべく手入力を減らす
- 写真や資料のリンクはクラウドで一元管理
こうするだけで、現場の作業員も「今日は紙に書かなくていいのか」とちょっと感動してくれるくらい、記録がラクになります。
記録項目は最小限に
まず、記録する項目を整理しましょう。よくある現場記録の例は以下です。
- 日付（自動入力）
- 作業者名（ドロップダウンで選択）
- 作業内容（定型文をリスト化）
- 使用資材
- 作業開始・終了時刻
- 写真添付リンク
- 備考
この中で必須項目と任意項目を分けておくと、作業員は迷わず入力できます。
便利な関数を使う
テンプレートに少し関数を入れるだけで、入力の手間が大幅に減ります。
- 日付自動入力
=TODAY()
→ その日の記録を入力すると自動で日付が入ります。 - 作業時間の自動計算
作業開始時刻をB2、終了時刻をC2に入力した場合：=C2-B2
→ これで作業時間が自動計算されます。 - 作業者名・作業内容の選択肢化
メニューバーから挿入＞プルダウンを選択肢、ドロップダウンメニューを設定します。
メニューに登録しておけば、毎回入力する手間が省け、記録の統一性も保てます。 - 写真添付リンクの整理
写真はGoogleフォトやドライブにアップし、リンクを貼るだけでOK。
セルに=HYPERLINK("写真のURL", "写真")と入れるとクリック1回で写真を確認できます。
テンプレート設置の仕方
- 新しいスプレッドシートを作る
- 上記の項目を1行目に入力（ヘッダー行）
- 入力しやすいようにセルの幅や色を調整
入力セルは黄色、計算セルはグレーなど色分けすると分かりやすい - ドロップダウンや関数を設定
- 「シートをコピーして使う」方式にする
新しい日や現場ごとにシートをコピーするだけでテンプレートが維持できる - 全員に共有、編集権限や閲覧権限を適切に設定
共有設定を適切に行うことで、情報の漏洩や誤操作を防げます。必要な人だけにアクセス権を付与し、編集権限と閲覧権限を使い分けることが重要です。
現場の「記録業務」をもっと効率的に！
Googleスプレッドシートを活用することで、現場での「記録業務」を効率化し、作業時間の短縮や情報共有のスムーズ化が実現できます。これにより、現場の生産性向上や品質の向上にもつながります。
現場での「記録業務」に悩んでいる方は、ぜひGoogleスプレッドシートの導入を検討してみてはいかがでしょうか。きっと、現場が「良い意味で」静かになった、と感じる日が来ることでしょう。
